Tids- og opgavestyring: Din snorlige vej til glæde og produktivitet

Carsten Hoelstad - 27. februar 2021

Her kommer en scene, vi vist alle sammen kan genkende. Det er torsdag morgen. Foran dig på skrivebordet ligger den der opgave. Den opgave, som hænger dig langt ud af halsen. Er den vigtig? Næ. Haster den? Heller ikke.

Når du møder en opgave, som du synes er triviel, og som din chef ikke virker til at synes er vigtig, sker der én ting med din motivation. Den falder. Drastisk.

Du får sikkert slæbt dig igennem opgaven, fordi du gerne vil have den ud af verdenen inden weekenden. Men inden det færdige dokument er sendt videre i systemet, har du brugt lige så lang tid på at ærgre dig over den, som du har på faktisk at lave den. Måske endda mere.   

Det er ikke så mærkeligt, at du oplever at skulle hive dig selv igennem de trivielle opgaver. De ligger nemlig i den kvadrant i tidsmatrixen, som føles som distraheringer fra dit egentlige arbejde. ”Hvad er tidsmatrixen?”, spørger du måske. Nu skal du høre.

Forstå tidsmatrixen og få kontrollen tilbage over din tid

Tidsmatrixen er et koordinatsystem. På x-aksen er ”urgency”, som bedst kan oversættes til, hvorvidt opgaven haster eller ej. Vi kan også kalde det aksen for påtrængende nødvendighed. På y-aksen er ”importance”. Vigtighed. Er opgaven central for din stilling og din arbejdsplads? Så ligger den højt på vigtigheds-aksen.

Modellen hedder også The Eisenhower Method. Og den er simpelthen magisk. For de fire tidskvadranter, som findes i koordinatsystemet, kan bruges til at diskutere og sortere dine arbejdsopgaver. Og når du mestrer modellen, er du på en snorlige vej til glæde og produktivitet.

Eisenhowers tidsmatrix-model er designet til at hjælpe dig med at forstå, hvor du er mest produktiv. Der, hvor du er mest produktiv, er du typisk også gladest.

Alt det, som ikke både er vigtigt og påtrængende nødvendigt for dig at lave, skal enten fjernes fra agendaen eller videredelegeres til andre kolleger i samarbejde med din chef. Når det er gjort, står du tilbage med de opgaver, du virkelig brænder for. De opgaver, der fik dig til at søge jobbet, og som gør dig glad for at møde ind hver dag.

Ender du altid med Sorteper? Så er du måske et højt I eller S!

Ja, det lyder måske som volapyk, hvis du ikke kender til DISC. Det er en cirkel med fire overordnede adfærdsprofiler, som har bogstaverne D, I, S og C.

Der er ikke to mennesker, der er ens, men det kan betale sig at tænke i kategorier af og til. Især hvis du vil forstå, hvorfor du måske altid ender med masse af de distraherende opgaver på dit skrivebord.

D og C står for ”dominant” og ”analytisk” adfærdsprofil. I og S står for ”influerende” og ”stabil” adfærdsprofil. Der er ingen af profilerne, der er bedre end de andre. Men lige når det kommer til tidsmatrixen, har D og C ofte en fordel.

De er systematiske, strukturerede og resultatorienterede. Uden at tænke videre over det kan de have tendens til at skubbe de ikke-vigtige og ikke-påtrængende nødvendige opgaver videre til I og S.

Velvilligt har de sociale, betænksomme og tålmodige I’er og S’er tendens til at tage imod opgaverne. Selv hvis det betyder, at de bliver pressede på andre opgaver.

D og C arbejder derimod tit i den såkaldte Burn Out-zone med opgaver, der haster, men ikke forekommer dem vigtige. Ingen af de scenarier er optimale.

Men frygt ej. Mestrer du tidsmatrixen, og kender du din adfærdsprofil, ved du allerede, hvad der skal til. Sortér i dine opgaver sammen med din overordnede og forstå, hvor du har tendens til at træde ved siden af. Vejen er slet ikke så snoet, når du ved, hvor du skal hen.